0312 4861142
bilgi@antisya.com
ODTÜ Bil. İnv. Mrkz.
Dumlupınar Blv. 280G/1213
8:00 - 18:00
Pazartesi - Cuma

Evrak Takip Sistemi

Özet

İnşat sektöründe müşavirlik hizmeti veren bir firmamıza gelen tüm evrakların kabulü, kaydı ve cevabı için uzmanların yetkilendirilmesi, cevapların takibinin sağlandığı uygulama.
Sektör:

Madencilik

Firmamız, inşaat sektöründe müşavirlik hizmeti vermektedir. Firmaya gelen tüm evraklar, evrak kabul yetkilileri tarafından taranarak sisteme yüklenir. Proje müdürlerine iletilen evraklar, sonrasında içerdiği soru veya taleplerin cevaplanması için ilgili uzmana iletilir. Uzman evraka ait cevabı onay sürecine gönderir. Uzmanla onaylayacak kişi arasında evraka ait cevap nihai haline ulaşana kadar düzeltilir. Nihai haline ulaşan evrak ise firmaya iletmek üzerine evrak yetkililerine aktarılır. Son noktada ise evraklar arşivlenmektedir. Yazılımımız tüm bu süreçleri dijitalleştirmektedir. Kontrol sistemleri ile ilk başta evraka atanan son cevaplanma tarihine göre kullanıcılara belirli zamanlarla cevaplaması için uyarı verilir. Evraklara ait tüm süreçler, evrakların cevaplanma sürecinin hangi aşamalardan geçtiği de üst yönetime raporlanmaktadır.

Konu Evrak Takip Sistemi
KULLANILAN TEKNOLOJİLER .Net Core, MVC, C#, JavaScript, JQuery, HTML, CSS, Redis, Signlr, MsSql, WebApi

Gereklilikler

Çözümler

Evrakların Kaydı
Evrak fiziksel olarak firmamıza ulaştığında, gerekli bilgiler girilerek ve evrak taranarak sisteme yüklenmektedir.
Evrakların İletilmesi
Evraklar, proje sorumlularına, evrak kabul sorumluları tarafından yazılımımız içerisinden iletilmektedir.
Evrakların Görevlendirilmesi
Proje sorumluları gelen evrakı cevaplayacak ilgili uzmanları görevlendirebilmekte ve son cevap süresini belirleyebilmektedir.
Evrakların Cevaplanması
Evrak cevapları bir editör eklentisi yardımıyla hazırlanır ve tekrar proje sorumlusuna kontrolü için iletilir.
Evrakların Cevaplarının Düzenlenmesi
Evrak cevaplarında yapılacak değişiklikler ve dikkat edilmesi gereken noktalar proje sorumluları tarafından uzmanlara iletilir. Uzmanlar gerekli düzeltmeleri yaparak tekrar proje sorumlularına iletir. Eksik kalmayana kadar süreç devam eder.
Evrakların Nihai Halinin İletilmesi
Evrak cevabı nihai haline ulaştığında, üst yönetime iletilir. Aynı zamanda evrak yetkilileri tarafından evrak cevapları fiziksel hale getirilerek firmaya iletilmektedir.
Evrakların Arşivlenmesi
İletilen tüm evraklar için tüm süreç, üst yönetime raporlanır. Raporlar tercihen incelenerek dijital arşive kaldırılır. Fiziksel evrakın yeri de arşiv bilgilerine eklenir.
Evrakların Raporlanması
Evrakların üzerindeki tüm işlemler ve işlem tamamlanana kadar yaşanılan tüm süreç, zaman ve işlem raporlanır ve rapora istek dahilinde ulaşılabilir.

Sonuçlar:

Firmamızın standartta fiziksel olarak yürüttükleri tüm süreçleri dijitalleştirdik. Unutulan, kaybolan veya ihmal edilen tüm evraklar ortaya çıkardık, böylece yinelemelerin ve zaman kayıplarının önüne geçtik. Özellikle pandemi döneminde fiziksel bir süreç işleseydi işler aksayabilirdi, bunun da önüne geçmiş olduk.

Kullanıcılar tarafından girişi yapılan tüm veriler, anlık olarak yetkileri olan tüm kullanıcılar tarafından anlık olarak görüntülenebilmektedir. Veri girişleri yapıldığında ilgili ekrana anlık olarak bildirim gönderilir.

Yazılımı geliştirdiğimiz firmamızdaki tüm iş süreçleri, aynen yazılıma aktarılmıştır. Tüm onay süreçleri, yetkileri, var olan tüm akış yazılımda da aynı şekilde işlemektedir. Görevlere göre ayrılan ekranlar, yapılacak işe olan odağın artırılmasına ve adaptasyon sürecinin hızlı tamamlanmasına yardımcı olmaktadır.

İnternet bağlantısı olan tüm akıllı telefon, tablet veya bilgisayarlardan yazılıma giriş yapılabilmektedir. Kullanıcılar, işlerini yanlarında, ceplerinde taşıyarak sürdürebilmektedirler. Özellikle mobilitenin yüksek olduğu ilgili sektörde, bu avantaj firma için önemlidir.

Örnek Ekranlar

İhtiyacınız olan her projeyi birlikte düşünebilir ve geliştirebiliriz.